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Assistente Virtuale o Virtual Assistant chi è e che cosa fa?
Sentiamo sempre più il termine assistente Virtuale o Virtual assistant o l’abbreviazione VA. Questo anche grazie all’epoca digitale in cui viviamo e, dobbiamo dirlo, al particolare periodo storico che stiamo affrontando (già, vivere nel mezzo di una pandemia non è che capiti proprio tutti i giorni… ah no.). Si può chiamare anche Web Office Manager, Personal assistant o Assistente Personale, Digital Content Manager o Web Content Manager; sono tutti titoli per indicare lo stesso lavoro che è talmente differenziato e vario da creare a volte confusione. Andiamo a vederlo più nel dettaglio.
La figura del VA, che in Italia stiamo imparando a conoscere da poco, in realtà esiste da molto tempo (circa 30 anni!) specialmente negli Stati Uniti, Canada e i paesi ispanici del Sud America, dove le lunghe distanze necessitavano, ed è ancora così, una soluzione.
Un po’ di storia:
Come sempre prima di tuffarci a capofitto nella disquisizione (un po’ troppo altisonante? Però è una bella parola dai!) diamo un contesto storico.
Negli anni ‘90 (del 1900 eh…) la tecnologia era ormai evoluta e l’uso di internet (che esisteva già da un bel po’ e che in quegli anni iniziava a essere ormai alla portata di tutti) in costante crescita, da rendere possibile la comunicazione a distanza quasi un gioco. Diciamo quasi perché non era ovviamente ai livelli odierni. Vi assicuro che il bip del telefono che si connetteva alla rete, i nati prima del 1993 se lo ricordano bene…
Nasce quindi l’industria virtuale. È proprio in questo periodo che negli Stati Uniti avviene una telefonata che cambierà la storia (per dire insomma, non è che una VA sia come Neil Armstrong, o forse…). Il signor Thomas Leonard (anche lui ha la sua bella dose di successo dato che è stato uno dei pionieri del Personal Coaching o Life Coaching, ma oggi non si parlerà di lui fatevene una ragione mi spiace) e la signora Anastacia, non la cantante, Stacy Brice stavano parlando al telefono per chiarire dei dettagli dato che lei era la sua assistente lavorativa a distanza, ed è così che è spuntato fuori il termine “Assistente Virtuale”.
Un anno dopo quella fatidica telefonata, Anastacia fondò la prima compagnia di assistenti virtuali, la “AssistU”, dando così il via a questa nuova professione lavorativa.
(Vi lascio qui dei link ad articoli in inglese per approfondire: https://www.squarefishinc.com/history-of-virtual-assistants/ ; https://va4rei.com/the-tale-of-virtual-assistants-how-did-it-started/ ; https://www.uassistme.com/blog/a-brief-history-of-virtual-assistants )
Chi è un’Assistente Virtuale?
Un o una VA è un lavoratore (di solito indipendente, quindi un freelancer/lavoratore in regime di Partita Iva) che non ha bisogno di recarsi in azienda, può eseguire le sue mansioni da casa, da una biblioteca, uno Starbucks del caso o, perchè no, da una bella spiaggia in Belize assaporando un bel cocktail (chi ha voglia di prendere un aereo dopo tutto questo tempo?! Alzate le man-ine ✋).
Di solito il ruolo è sempre stato correlato a tasks o attività amministrative, ma stiamo vedendo una crescita del trend di VA per gestire i social di piccole o medie imprese e startup, quindi creare contenuti e testi per queste aziende.
Anche il Customer Care e l’organizzazione eventi e viaggi aziendali sono sempre più richiesti. Le sfaccettature di questa figura professionale sono le più svariate, anche a seconda delle esperienze lavorative pregresse di ognuno.
Quindi per riassumere i concetti chiave:le persone impiegate come Assistenti Virtuali hanno spesso diversi anni di esperienza come assistente amministrativo o responsabile di ufficio. Nuove opportunità si stanno aprendo per i Virtual Assistants esperti in social media, gestione dei contenuti, scrittura di blog posts, progettazione grafica e marketing su Internet. Poiché il lavoro da casa è diventato più accettato sia per i lavoratori che per i datori di lavoro, si prevede che la domanda di Assistenti Virtuali qualificati aumenterà, infatti stanno già nascendo i mille corsi fuffa (non tutti però dai, ma stiamo attenti a ricercare cosa andiamo a comprare se vogliamo iniziare un percorso che ci porti dei veri frutti) per diventare un super top mega VA.
Chi ricerca la figura del VA?
Generalmente chi si rivolge ai Virtual assistants sono piccole o medie imprese e/o start-up. Nel periodo in cui stiamo vivendo però, che ha portato a una digitalizzazione maggiore e in costante crescita, anche le grandi imprese e le multinazionali hanno iniziato a portare il lavoro all’esterno delle mura dell’ufficio. Le mansioni e i compiti del VA possono variare tantissimo come dicevamo (dal data entry, al customer care, alla gestione dei social e molto altro) e il contratto può essere rinnovato o meno quando l’assistente consegna il lavoro svolto.
Quali sono i guadagni?
Tutto dipende molto da quanti clienti si riescono a gestire contemporaneamente senza tralasciare la qualità del lavoro offerto. In genere un VA (che di solito è una figura freelance, cioè non alle dipendenze di una sola persona-impresa ma con più clienti allo stesso tempo) può guadagnare tra i 1500 e i 2000 euro al mese. “Ma guadagno lo stesso con il mio lavoro in ufficio!” direte. Ma con il vostro lavoro in ufficio potete giostrarvi voi il vostro tempo? Potete lavorare comodamente da dove volete? Potete alzarvi con calma, fare yoga (per dire) o guardare Netflix e poi iniziare tranquillamente a lavorare? O magari potete decidere di lavorare solo due giorni a settimana e nei restanti andare a scalare il Nanga Parbat in Pakistan o il vulcano Kilauea alle Hawaii (sempre per dire eh)? Be’ se avete un lavoro che vi permette di fare tutto questo fate un fischio e dite se assumono, non siate egoisti insomma! 😆 Ci sono poi quelli che dichiarano di guadagnare anche 10.000 euro e passa al mese, ma spesso tralasciano di dire che hanno assunto persone che collaborano con loro o che comunque fanno outsourcing (cioè commissionano il lavoro ad altri VA presenti sulle varie piattaforme come Fiverr o Freelancer, spesso sottopagandoli per farsi poi loro pagare di più dal cliente finale).
Si può controllare il lavoro svolto?
Questa è una delle domande più comuni che viene in mente prima di affidarsi a un’Assitente Virtuale. La prima cosa da fare dopo aver scelto con chi lavorare è impostare la modalità di lavoro e perciò la collaborazione. Si può stabilire una tariffa oraria oppure, molto più comune, si basa il compenso in base a un obiettivo. Ci sono inoltre degli strumenti online, come Toggl, che si può concordare di usare. Questi strumenti monitorano il tempo effettivo in cui si ha lavorato su un determinato task. Mi sento di dire che però una cosa fondamentale deve essere la fiducia reciproca. Per questo scegliete bene con chi volete lavorare sia come clienti che come freelancer.
Quali possono essere i servizi di una VA?
Chi decide di intraprendere il percorso di Assistente Virtuale spesso ha un background specializzato in un settore.
Ad esempio ci sono attività di customer care e/o amministrative come:
- Rispondere in tempi brevi a email e/o telefonate
- Gestire l’agenda del titolare (quindi ricordargli meeting e appuntamenti vari… già hanno bisogno anche di questo, una normale agenda non basta.)
- Inserimento dati e gestione di documenti come fatture e preventivi
- e soprattutto in questo periodo si tende ad affidare ad altri l’organizzazione e la gestione di eventi virtuali che possono andare dalle riunioni, ai webinar, ai corsi online.
Un’altra branca di questa professione è il marketing, con attività come:
- Gestire i profili Social dell’azienda o persona
- Creazione di newsletters
- Scrittura di articoli e gestione del blog
- Creazione di presentazioni, e-book omaggio e materiale pubblicitario
- Gestione o organizzazione eventi
- Gestione e creazione schede prodotto per siti E-commerce
Molto spesso il risultato è che il VA farà un mix di tutti questi ruoli passando dall’inserimento dati, al creare presentazioni, all’organizzare il matrimonio del cugino del nipote del titolare che vuole affittare un castello che ha visto su quella serie TV famosa (sono curiosa di sapere a chi si è subito catapultato il cervello e verso quale serie 🤣).
Si lo so che è un robottino, almeno per ora rimane una fantasia futura, ma era troppo carino per non inserirlo nell’articolo.
Conclusioni:
La necessità della figura di Assistente Virtuale continua a crescere man mano che sempre più aziende cercano di delegare esternamente i propri processi aziendali per essere sempre più veloci e pronti nel gioco di domanda e risposta. I Virtual assistants vengono assunti per completare attività che di solito richiedono parecchio tempo come la pianificazione di riunioni, l’organizzazione di file, la risposta tempestiva alle milioni di email che arrivano o la catalogazione delle stesse, l’immissione di dati (tutti lavori molto attivi e di fantasia eh… si scherza naturalmente, qualcuno li deve pur fare e meno male che c’è chi li fa!) e molto altro; ad esempio anche la creazione di copy e contenuti per i social è entrata a far parte delle mansioni che un VA può ricoprire. E voi avete mai visto un lavoro più variegato? E non dite il gelataio. 😝
Stay Tuned, A presto! 😉
The Casual Boss
“Behind every successful and happy business owner is an amazing virtual assistant.”
Rowena from Pinay V.A.
